El Ayuntamiento acaba de dar un paso más en su objetivo de ser una administración completamente digital, que mejore con ello la eficiencia en sus gestiones e insista en el ahorro económico. En este camino, el papel tiene los días contados, al menos en cuanto a la mayoría de comunicaciones internas y notificaciones a los ciudadanos.
A partir de ahora, todas las notificaciones administrativas que envíe a los egarenses serán en formato electrónico, aunque los ciudadanos las recibirán en papel. El Ayuntamiento es consciente de que no todo el mundo tiene acceso a internet o bien prefiere seguir recibiendo los avisos en papel. Sea por lo que sea, los ciudadanos no notarán el cambio en el sistema de gestión de las notificaciones, aunque el Consistorio ya se ha encargado de hacer desaparecer el papel en este tipo de trámites.
Para poder hacerlo, ha contratado a dos empresas de reparto postal. A ellas les hará llegar siempre en formato digital las comunicaciones y serán estas empresas las que impriman la documentación y la envíen a los hogares o empresas. Estas compañías de reparto remitirán al Ayuntamiento el resultado de la notificación en formato electrónico. Todo este proceso comporta la ausencia total de papel en el Consistorio en lo que tiene que ver con las notificaciones.
Además del papel, los egarenses podrán acceder a todas estas notificaciones desde la sede electrónica (seuelectronica.terrassa.cat), siempre que tengan certificado digital, a través de la sección "La meva carpeta". Si prefieren acceder mediante este sistema, igualmente tendrán la opción de decidir en todo momento si quiere recibir el aviso en papel. El sistema permite imprimir y ensobrar de manera automática y centralizada todas las notificaciones generadas desde cualquier servicio municipal y proceder a su envío. Serán las empresas de servicio de reparto contratadas las que se encargarán de la impresión y envío.
Con la aplicación de este nuevo sistema, el Ayuntamiento se adelanta a la entrada en vigor, el próximo 2 de octubre, de la ley de procedimiento administrativo. Según esta norma, los originales de cualquier documento o expediente administrativo tendrán que ser siempre en formato electrónico.
El concejal de Servicios Generales, Alfredo Vega, remarca los beneficios que reportará este nuevo sistema en cuanto al ahorro de recursos y de tiempo en las tareas en las que hasta ahora intervenía el papel. "Del Ayuntamiento todo saldrá en formato digital. Esto nos permite ser mucho más eficaces, ahorrar recursos y destinarlos a otras áreas", afirma. El edil recuerda que el volumen de gestiones en papel es tan elevado, que en su momento hubo incluso un departamento de notificadores propios, que ya se ha disuelto y sus trabajadores se han recolocado en otros servicios.
El Consistorio egarense "camina hacia el papel cero", insiste Vega. Hay varias medidas que ya se están llevando a cabo que han ayudado a este objetivo. Ya hace tiempo, recuerda Vega, que está en marcha la compulsa electrónica, que permite la digitalización desde el propio registro de toda la documentación que entra en el Ayuntamiento. También funciona la sede electrónica, que da cumplimiento al derecho de la ciudadanía a realizar cualquier gestión con la administración local por vía telemática. El tablón de edictos es ya electrónico, accesible en cualquier momento y desde cualquier sitio. También el sistema de validación y pago de facturas, que ha ayudado a cumplir de manera rigurosa con los plazos legales de pago a proveedores y que funciona sin papel.
Concursos públicos
El concejal destaca por encima de estos procedimientos, incluso, las licitaciones digitales de todos los concursos de la Administración. Remarca la agilidad que ha comportado la gestión electrónica de los concursos. "Las licitaciones, sólo en firmas, movían una cantidad enorme de papeles y gastábamos muchísimo tiempo en que pasasen de un despacho a otro. Ahora, el periodo de firmas y validaciones ha pasado de un mes a una semana", subraya Vega. Este sistema, que se aplica desde hace año y medio, ha permitido imprimir "más transparencia" a las licitaciones.
La sustitución del papel ha sido "decisiva", resalta Vega, en estos últimos tiempos de restricciones desde el Gobierno al margen de maniobra del mundo local: "La utilización intensiva de los sistemas electrónicos nos ha permitido hacer frente a todos las limitaciones que el Estado nos ha impuesto en cuanto a contratación de personal", comenta.
Para sostener este tipo de proyectos, recuerda el edil al mando de los servicios tecnológicos, "es necesario mantener actualizados los sistemas informáticos y, por tanto, realizar inversiones que en ocasiones son invisibles, pero que son decisivas para ganar en eficiencia".
