Els sistemes de control són totalment necessaris per poder tenir certa informació de l’empresa, de com s’estan utilitzant els recursos i de com s’estan assolint els objectius. Sense una mínima informació que diagnostiqui com està anant el negoci, difícilment es podran prendre decisions. Assignar responsabilitats i fer un petit organigrama de les mateixes és bàsic. Normalment això tothom ho veu clar, i els socis, que acostumen a ser els primers promotors de la idea, de manera informal ja es distribueixen les responsabilitats segons els seus perfils i preferències. Aquest fet és clau, i normalment es fa de manera informal. Passat un cert temps, això fins i tot pot requerir una certa formalització per evitar problemes amb les persones que es puguin anar incorporant. Però més enllà de tenir aquesta mínima formalització dels rols, funcions i responsabilitats, moltes empreses que comencen no es plantegen formalitzar massa el control de gestió. Si a més aquestes empeses es plantegen anar creixent de manera més orgànica i progressiva, moltes vegades no existeix un control formal fins que comencen a venir determinats problemes. Aleshores es comença a veure la necessitat de formalitzar el seguiment d’objectius, fer un pressupost o pla i fer-ne el seguiment i ulteriors ajustos. El què passa és que aleshores, aquest creixement que ha portat a la necessitat de formalització porta a una formalització excessiva, perquè es dona la responsabilitat de tot el que no va bé a la falta de control formal.
Cal en aquests casos ser curosos, i anar incorporant els controls formals i revisant els informals a la vegada. Només afegir allò estrictament necessari, donat que el control informal ha anat creant una cultura organitzativa i una organització informal que no es poden menystenir i que cal només variar quan creï problemes. Tot allò que les persones fan més enllà del control i que ha portat també a l’èxit, cal seguir-ho fent. Els canvis bruscs no es trobarien justificats quan una part del sentiment de pertinença a l’organització és el què ha ajudat a fer-la funcionar tot i tenir mancances en els controls formals.
Les startup es plantegen creixements molt elevats. Des dels inicis aquests creixements s’han de finançar moltes vegades amb recursos externs, i precisament són aquests inversors qui demanaran com està anant la seva inversió i si dóna els resultats esperats. Per tant, aquestes start up, des dels seus començaments ja incorporen professionals experts en la recerca de finançament i també en el control de com estan anant les inversions. Això porta a que es necessiti formalitzar aquest seguiment amb determinats documents, que mostrin a persones externes a l’empresa, com progressa i si es van acomplint els objectius.
Si en aquest moment la start up entén la importància d’un cert control formal, és probable que les probabilitats de funcionar correctament siguin molt superiors. És un bon moment per aprofitar i fer un pressupost, un seguiment, complementar el control informal existent amb un cert control formal, o fins i tot incorporar algun gestor extern expert. Això si, tenint en compte tres aspectes molt importants. Primer aspecte, el control formal ha de ser el mínim necessari i mai ha d’anar en contra dels controls informals o la manera de ser dels emprenedors. Segon aspecte, el control formal sempre ha de donar valor afegit a la gestió, doncs un mal control formal sempre és pitjor que no tenir control. Tercer, ser conscient que a mida que l’empresa vagi creixent, la tendència a resoldre els problemes incrementant la formalització és elevada. En realitat els problemes importants se solucionen mirant als sistemes de control informals. De fet, l’infern és aquell lloc ple de lleis que mai es poden complir, i hem d’evitar convertir la nostra empresa en un infern per les persones que hi treballen.
* L’autora és Dr. (Ph.D.) en Direcció d’empreses, IESE Business School Sòcia de l’assessoria Getapartner.
natalia.cuguero@getapartner.com
