Estar más horas trabajando no significa necesariamente hacer un buen trabajo. Éste es un concepto que ha variado en los últimos años en los que se da un valor especial a la eficiancia por encima de las largas jornadas de trabajo. Con las nuevas tecnologías se ha producido un importante cambio en la forma de actuar en los diferentes empleos. Así, los e mails, las llamadas y las reuniones interrumpen la jornada. Según un estudio presentado ayer por Harris Interactive, el 14% de nuestro tiempo en el trabajo lo dedicamos a gestionar el correo electrónico, un 16% a reuniones y un 11% a interrupciones como llamadas. En total, más del 40% de nuestra jornada la dedicamos a estas tres tareas.
Es bastante común intentar tener cero emails en la bandeja de entrada sin conseguirlo, las reuniones a veces son largas pero poco productivas y las interrupciones con llamadas o preguntas de compañeros impiden avanzar en las tareas. La empresa australiana Atlassian asegura que un trabajador recibe de media 304 emails a la semana, consulta su bandeja de entrada 36 veces cada hora e invierte 16 minutos en volver a concentrarse tras mirar su email.
Las cifras son similares con las reuniones e interrupciones. Según este informe tenemos de media 62 reuniones al mes de las que solo aprovechamos la mitad del tiempo por lo que 31 horas mensuales son improductivas. Nos interrumpen 56 veces al día y a cada interrupción dedicamos una media de 3 minutos, lo que hace un total de 2 horas al día. El 80% de estas interrupciones son consideradas triviales.
Propuesta
Algunas empresas están buscando herramientas que les ayude a minimizar el tiempo perdido y así ganar en productividad. Este es el caso de la agencia de marketing "online" Bocetos.com. Su director, Manuel Fernández de Cañete, asegura que para luchar contra esta pérdida de tiempo han confiado en un CRM. "Llevamos casi un año trabajando con SumaCRM.com, un CRM super sencillo, en español yútil ya que está enfocado para ayudar a pymes. Un CRM contiene toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente en una misma ficha compartida por toda la empresa. Nos lo dieron a probar gratis, sin pagar nada, y nos dimos cuenta que ganamos productividad. Ya estamos viendo los resultados", explica Fernández de Cañete.
