Quant de temps haurem estat reunits? Quantes reunions hem convocat sense necessitat? Quantes reunions hem deixat que es precipitessin cap a la inutilitat? A quantes reunions sense sentit hem assistit? A quantes reunions hem posat aquella cara com que hi som però en realitat no hi som? Quantes reunions han servit realment per analitzar una cosa seriosament i prendre decisions? A quantes reunions hem après alguna cosa?
Treballar és, en gran mesura, estar reunits. Gairebé podríem dir que la vida és allò que passa entre reunió i reunió. Les reunions són la inèrcia de les burocràcies. Les reunions són el teatre del poder corporatiu. Les reunions són l’escenari preferit de les jerarquies i dels politburó. Hi ha massa reunions que sonen a excusa. Les reunions es converteixen fàcilment en exercicis de "procrastinació" col·lectiva. Les reunions són temps, cadires i power points. Les reunions són l’hàbitat dels pesats. Les reunions són l’ortodòxia de les agendes. Reunions, reunions, reunions…
Drcuker sempre ens inspira: "Meetings are a symptom of bad organization. The fewer meetings the better". Una empresa amb massa reunions és una empresa malalta. Les reunions convencionals, si no estan molt ben gestionades, són una gran barrera a l’agilitat. I, sense agilitat, l’adaptació al nostre món de canvis accelerats arriba massa tard i la innovació esdevé insignificant.
Ja que les reunions ens ocupen tant d’espai, potser hi hauríem de posar més atenció. Alguns suggeriments al respecte:
-Suprimir reunions sense contingut suficient pot ser una gran mostra d’empatia i de lideratge.
-Buscar alternatives eficients a les reunions és apostar per l’agilitat. Un parell de trucades poden ser tan eficients com una reunió. Les trucades eren una cosa que la gent abans feia amb els telèfons.
-Les reunions són un espai multilateral, cal evitar que es converteixin en sessions bilaterals amb espectadors.
-Moltes reunions podrien ser d’un quart d’hora, informals, potser dret estant, i poden ser molt útils per evitar una cascada de reunions inútils.
-Les reunions s’han de liderar. Algú ha de contenir els pesats i els egos massa desfermats.
-No hi ha reunió més ineficient que les de "brainstorming". Però, com encara estem així!
-Preparar bé una reunió és donar-li agilitat i orientar-la a un resultat (prendre una decisió, compartir una anàlisi, fer una síntesi).
-Les reunions són l’espai més important de comunicació que no surt mai als plans de comunicació.
-Si a les reunions hi hagués un comptador amb el cost real del temps de tots els que la componen, la gent aniria més per feina. Bé, almenys alguns.
-Les reunions de direcció són el mirall de la cultura corporativa. Cal que tinguin compromís i mètode. La metodologia per si sola no és suficient.
-Les reunions de direcció marquen el tempo de l’organització. Si són reunions àgils, amb resultats i ben comunicades, tindrem una organització àgil i alineada. Si són reunions soporíferes, egocèntriques i centrades en el detall del curt termini, tindrem organitzacions anquilosades i sense nord estratègic.
-Si a les reunions de direcció mai hi ha temps per parlar d’estratègia, l’organització no té estratègia, té reunions.
-No cal oblidar que a les reunions les oportunitats van de fora cap a dintre. Estar molt de temps tancats reunits fa perdre perspectiva i fa perdre oportunitats.
-La unitat de temps bàsica de la reunió és una cosa important. Si la unitat bàsica és de 30 minuts en comptes de 60 minuts aprendrem que les síntesis són possibles i molt convenients, sobretot si ens ajuden a estalviar la paràlisi per anàlisi a les nostres organitzacions.
-Hauríem de fer un pacte: reunions breus, telèfons fora. Concentració a canvi de temps.
-Les reunions en què aprenem són reunions que respectem.
-Hi ha reunions que han de durar hores, però sempre han de ser breus ( és a dir, durar menys que l’expectativa creada entorn la seva durada).
-El que estigui lliure de pecat que tiri la primera pedra. Les reunions que cadascú de nosaltres convoquem també poden ser pol·lució per a l’organització. Cal preguntar-se seriosament de quina manera el nostre lideratge es reflecteix en les reunions que convoquem.
-És cert, sempre hi ha una cosa pitjor que les reunions: les assemblees.
En un món de canvi accelerat, és fonamental ser capaços de construir organitzacions àgils. Les reunions són una part important del mapa de l’agilitat. Millorar les reunions és un repte. Però no seria imprescindible convocar una reunió per debatre com millorar les reunions.
